Comparatif
Taxappia ou le tableur de campagne maison, que choisir
Presque toutes les campagnes du solde commencent sur un classeur, et c’est une bonne façon de commencer. La question n’est pas de savoir si le tableur fonctionne, mais à partir de quel nombre d’entreprises et de quel enjeu de collecte il vous fait perdre plus qu’il ne vous fait économiser. Ce comparatif regarde les deux options sur les gestes réels d’une campagne, du dédoublonnage au dernier état de versement.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Taxappia | le tableur de campagne maison |
|---|---|---|
| Constitution de la base | Import des conventions de stage, contrats d’apprentissage, états passés et fichier d’anciens élèves, une opération par source | Copier coller manuel, un onglet par fichier, colonnes qui divergent |
| Dédoublonnage | Fusion automatique sur le SIRET, historique de versement conservé | Tri par raison sociale, doublons qui survivent sous trois libellés |
| Rapprochement d’un état de versement | Confrontation automatique avec la liste des sollicitées à chaque import | Recherche manuelle ligne à ligne, faite une fois en fin de campagne |
| Détection des entreprises perdues | Cohorte nominative recalculée à chaque état reçu | Découverte au bilan de novembre, quand la période est close |
| Libellé exact et numéro UAI dans la sollicitation | Kit de fléchage personnalisé par entreprise, avec captures du parcours | Dépend du message que la personne a sous la main ce jour là |
| Arrêt des relances après versement | Séquence interrompue dès le versement constaté, bascule en remerciement | Relances envoyées à des entreprises qui ont déjà fléché |
| Délai entre l’état reçu et la relance partie | Trois jours constatés | Environ trois semaines, selon la disponibilité de la personne |
| Travail à plusieurs chargés | Attribution nominative des entreprises et journal des actions | Un fichier partagé, deux versions et des relances en double |
| Mémoire d’une campagne à l’autre | Base, historique et rapports conservés entre deux campagnes | Partent avec la personne qui tenait le classeur |
| Coût direct | 1 490 euros HT par campagne en formule Campagne Établissement | Aucune licence, une quinzaine de jours de travail par campagne |
Le tableur sait tout faire, sauf comparer deux campagnes
Un classeur Excel ou Google Sheets tient parfaitement une liste d’entreprises, un montant et une date. Ce qu’il ne fait pas tout seul, c’est le geste central de la campagne du solde: confronter l’état de versement qui vient d’arriver à celui de l’an dernier et à votre liste de sollicitées, entreprise par entreprise, à chaque vague. Techniquement c’est une recherche par identifiant. Humainement, en juillet, avec un état de plusieurs centaines de lignes, cela ne se fait pas.
Le résultat est toujours le même et il est mesurable: la comparaison est repoussée à la fin de la campagne. On découvre en novembre que quarante entreprises versantes de l’année précédente ont disparu, alors que la seconde période de répartition est fermée depuis trois semaines. L’information existait, elle était même dans le fichier, mais elle est arrivée après la seule date qui compte, celle du 21 octobre.
Le vrai coût du tableur n’est pas une licence, c’est un été
Le classeur ne coûte rien à l’achat, ce qui rend la comparaison financière trompeuse. Son coût réel se compte en heures: recherche de coordonnées dispersées entre conventions et boîte aux lettres, ressaisie des états de versement, mise à jour du suivi de relances, reconstitution du fichier quand la personne qui le tenait a changé de poste. Rapporté au coût horaire chargé d’un chargé de relations entreprises sur les vingt et une semaines de la période de répartition, l’écart avec une licence se referme vite.
S’ajoute un coût moins visible mais plus lourd, celui des versements manqués. Une entreprise qui vous versait un montant régulier depuis plusieurs années et que personne n’a rappelée avant la clôture ne vous coûte pas une heure de travail, elle vous coûte son versement. Notre calculateur du coût du pilotage sur tableur pose le premier poste, celui du temps. Le calculateur du solde non fléché pose le second, celui du montant encore atteignable.
Ce que change l’arrêt automatique des relances
C’est un détail qui n’apparaît sur aucune grille de comparaison et qui pèse sur la relation. Une campagne tenue à la main relance forcément quelques entreprises qui ont déjà fléché, parce que l’état de versement n’a pas encore été dépouillé. Pour un partenaire fidèle qui vient de vous affecter son solde, recevoir une relance insistante quinze jours plus tard n’est pas neutre: c’est le signe que l’établissement ne suit pas.
Avec un rapprochement fait à chaque état reçu, la séquence d’une entreprise s’arrête d’elle-même dès le versement constaté et bascule en remerciement, avec l’attestation nominative. Le chargé de relations entreprises passe alors ses appels uniquement sur la liste des non versantes, dans l’ordre des montants. C’est le même temps de travail, mais il est dépensé là où il reste quelque chose à gagner.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste le bon choix si vous suivez moins d’une quarantaine d’entreprises, que votre enjeu de collecte se compte en quelques milliers d’euros, qu’une seule personne pilote la campagne et qu’elle tient déjà l’historique des versements depuis plusieurs années. Dans ce cas, la comparaison manuelle des états tient en une matinée et aucun outil ne vous fera gagner l’équivalent d’une licence. Restez sur votre classeur, mais figez au moins le libellé exact et le numéro UAI dans vos messages.
Le verdict
La bascule ne dépend pas de votre goût pour les outils, elle dépend de deux nombres: le nombre d’entreprises à suivre et le montant que représente une entreprise perdue. À partir de cent cinquante entreprises et d’un enjeu de collecte supérieur à trente mille euros, le classeur cesse de vous informer pendant que la période est ouverte, et une seule entreprise reconquise rembourse la licence.
Questions frequentes
- Faut-il abandonner notre classeur du jour au lendemain?
- Non, il devient la source d’import. Les exports tableur et les listes ressaisies sont repris tels quels, sans reformatage préalable, et le dédoublonnage sur le SIRET réunit sous une même fiche les entreprises saisies plusieurs fois. Vous gardez ensuite l’export tableur à tout moment, donc vous ne perdez ni votre format de travail ni la possibilité de revenir en arrière.
- Nos formules de recherche font déjà le rapprochement, est-ce suffisant?
- Elles font la moitié du chemin. Une formule compare deux colonnes à un instant donné, elle ne conserve pas l’historique de chaque entreprise sur plusieurs campagnes, ne déclenche pas la relance correspondante et n’arrête pas la séquence au versement constaté. Le point de rupture n’est pas le calcul, c’est ce qui doit se passer juste après le calcul, pendant que la période est encore ouverte.
- Combien de temps prend la reprise de nos fichiers?
- Comptez une demi-journée pour l’import et le contrôle de la base en formule Campagne Établissement, et une journée avec atelier de cadrage en formule Campagne Développement. La reprise de l’historique des trois campagnes précédentes est réalisée par nos soins en formule Campagne Multi Campus. Aucun fichier n’est à reformater avant l’import.
Taxappia ou le tableur de campagne maison, que choisir
La bascule ne dépend pas de votre goût pour les outils, elle dépend de deux nombres: le nombre d’entreprises à suivre et le montant que représente une entreprise perdue. À partir de cent cinquante entreprises et d’un enjeu de collecte supérieur à trente mille euros, le classeur cesse de vous informer pendant que la période est ouverte, et une seule entreprise reconquise rembourse la licence.