La checklist a derouler avant l’ouverture de la periode de repartition

Vous n’aurez qu’une seule ouverture de période de répartition. Quand l’employeur entre dans SOLTeA, il doit trouver votre libellé exact et votre numéro UAI sans hésiter. Si la saisie cale, la répartition par défaut absorbe la part non affectée et votre établissement ne voit presque rien. Cette checklist formalise les contrôles à solder avant l’ouverture, pour des structures privées post bac hors réseau consulaire, des CFA associatifs mono site et des lycées professionnels privés sous contrat.

Chaque point précise l’action de contrôle, puis le geste de secours immédiat si la vérification échoue. L’objectif est simple et mesurable : être trouvable, fléché et payé, avec une base entreprises à jour, un kit de fléchage opérationnel, une équipe distribuée et un calendrier calé sur les jalons officiels de la campagne.

Volet établissement: être trouvable et payable

Le libellé exact et le numéro UAI

Contrôlez l’intitulé qui figurera dans le moteur de recherche SOLTeA et le numéro UAI associé. Le numéro UAI est l’identifiant du système éducatif attribué par le ministère de l’Éducation nationale. Le libellé doit correspondre à l’intitulé habilité, sans variante locale ni sigle interne qui compliquerait la recherche.

Si le libellé ou l’UAI présentent une anomalie, ne patientez pas jusqu’à l’ouverture de la période. Saisissez l’autorité qui gère l’habilitation pour correction, et documentez la demande par écrit avec un accusé de réception. À défaut de réponse rapide, élaborez dès maintenant un kit de fléchage mentionnant le libellé tel qu’il apparaîtra dans SOLTeA et l’UAI exact, pour sécuriser le geste de l’employeur.

Pour rappel, la Plateforme SOLTeA est opérée par la Caisse des Dépôts et Consignations, et l’employeur flèche après sa déclaration sociale nominative. La clarté du libellé et l’exactitude de l’UAI sont les deux leviers les plus concrets pour limiter les abandons en cours de recherche.

Les coordonnées de versement et le contact administratif

Vérifiez les coordonnées de versement connues de la Caisse des Dépôts et Consignations et l’adresse de contact du service financier. Confirmez le SIRET qui recevra le versement, l’IBAN si requis, et l’adresse postale à jour pour les éventuels courriers d’attestation. Désignez un contact administratif joignable pendant l’été, avec numéro direct et courriel surveillé.

En cas d’incohérence bancaire ou d’évolution d’adresse, déclenchez la mise à jour auprès du canal officiel de support de SOLTeA ou de votre interlocuteur d’habilitation, selon les circuits en vigueur pour votre catégorie d’établissement. Anticipez les délais de traitement et conservez un justificatif à transmettre à toute entreprise qui en ferait la demande.

Volet base entreprises: une ligne, un SIRET, un contact

Les sources importées et leur date

Avant l’ouverture, la base doit agréger toutes vos sources réelles, chacune datée : conventions de stage, contrats d’apprentissage, états de versement des campagnes précédentes, fichier d’anciens élèves et donateurs historiques. Un dédoublonnage par SIRET est impératif, car c’est le niveau d’identification employeur le plus opérationnel pour le rapprochement.

Contrôlez que chaque ligne comporte un contact nommément identifié, avec une adresse courriel active et un numéro de téléphone joignable. Si une source manque ou si sa date d’extraction est trop ancienne, réimportez-la. Si le SIRET est absent, rapprochez via le nom légal et le code postal, puis complétez avec une recherche sur les bases internes ou en demandant le SIRET à votre correspondant entreprise.

Les statuts issus des deux campagnes précédentes

Attribuez à chaque SIRET un statut lisible : fidèle, perdue d’une année sur l’autre, nouvelle. La catégorisation s’appuie sur les deux dernières campagnes, selon les états de versement transmis par la Caisse des Dépôts. Le statut oriente le message, la priorité de relance et l’objectif de reconquête.

Effectuez un contrôle de cohérence simple : le total des entreprises sollicitées l’an dernier doit se retrouver dans la base de cette année, sans disparition inexpliquée. Toute divergence doit être qualifiée : fusion juridique, changement de SIRET, cessation, changement de périmètre. Ce point évite de perdre des contributeurs historiques dès la première semaine de campagne.

Volet documents: le kit de fléchage prêt à partir

Le kit de fléchage est le document qui transforme une intention en désignation effective dans SOLTeA. Il contient les éléments minimaux, parfaitement exacts, et tient sur une page. Le principe est clair : ne rien demander d’autre que la désignation de l’établissement, et ne promettre aucun montant que vous ne contrôlez pas. Préparez une version courriel et une version imprimable pour le courrier, toutes deux prêtes avant l’ouverture.

Les éléments à inclure sont listés ci-dessous. Testez le parcours illustré avec un utilisateur tiers non familier de votre structure : s’il trouve du premier coup, c’est bon signe. Prévoyez un montant suggéré si vous pratiquez cette indication, sans présenter la suggestion comme un engagement. Enfin, stockez une version PDF normalisée, pour un envoi rapide par tout membre de l’équipe.

Conservez l’ensemble dans un répertoire partagé et contrôlez l’homogénéité des versions pour éviter les divergences entre chargés de relations entreprises.

Volet équipe: qui appelle qui, et qui écrit dans la base

Répartissez nominativement les portefeuilles d’entreprises. Une entreprise, un chargé de relations entreprises responsable, un suppléant désigné pour l’été. Publiez la liste interne avant l’ouverture et insérez-la dans le dossier de campagne. Définissez la règle d’écriture unique : un seul rédacteur par fiche, avec un journal d’activité consigné au même endroit pour tracer appels, envois du kit de fléchage et retours oraux.

Anticipez les absences estivales, qui tombent au cœur de la période de répartition. Pour chaque plage d’absence, affectez un point d’entrée de repli et fixez le délai de reprise des messages. Établissez une charte de relance : nombre maximal de tentatives par canal et par semaine, fenêtre d’appels, priorisation des perdues, scripts de qualification en cas d’échec de recherche de l’établissement dans SOLTeA. Cette rigueur évite les doublons, les silences et les promesses non tenues.

Enfin, assurez le passage de témoin : avant départ, chaque chargé commente les dossiers sensibles et place en haut de file les entreprises les plus susceptibles de flécher en première période.

Volet calendrier: séquences calées et arrêt des relances

Vos séquences s’alignent sur le calendrier officiel de l’année, pas sur les disponibilités du service. Programmez les envois avant l’ouverture, les appels pendant les deux périodes de répartition et le rappel final avant clôture de la seconde période. La Caisse des Dépôts émet les paiements en deux vagues, ce qui impose un contrôle systématique des états de versement à leur arrivée.

Posez la règle d’arrêt : dès qu’un versement est constaté pour une entreprise dans un état de versement de la Caisse des Dépôts, toutes les relances la concernant cessent immédiatement. Cela suppose un rapprochement à réception de chaque état, et une mise à jour du statut de la fiche. Pour une vision granulaire des jalons, appuyez-vous sur le calendrier de la campagne du solde, mois par mois, et neutralisez les envois pendant les fermetures administratives des entreprises ciblées.

Évitez les erreurs structurelles qui déplacent votre collecte vers la répartition par défaut. La lecture de les erreurs qui envoient le solde en répartition par défaut permet d’ajuster vos messages et votre kit avant premier envoi.

La checklist récapitulative, à imprimer et à cocher

Vingt contrôles, tous actionnables en moins de cinq minutes chacun. Cochez, documentez, corrigez si nécessaire.

1. Validez le libellé exact tel qu’il apparaîtra dans SOLTeA.
2. Confirmez le numéro UAI et son rattachement à votre campus.
3. Vérifiez le SIRET destinataire du versement.
4. Contrôlez l’IBAN et l’adresse postale du service financier.
5. Désignez un contact administratif joignable tout l’été.
6. Importez conventions de stage, contrats d’apprentissage et historiques.
7. Dédoublonnez toute la base par SIRET.
8. Identifiez un contact nominatif sur chaque ligne.
9. Renseignez fidèle, perdue ou nouvelle pour chaque SIRET.
10. Réconciliez 100 pour cent des sollicités N-1 dans la base N.
11. Rédigez le kit courriel avec libellé, UAI et parcours illustré.
12. Générez le PDF imprimable du kit courrier.
13. Testez le parcours de recherche SOLTeA sur un tiers novice.
14. Préparez les scripts d’appel et d’email adaptés aux trois statuts.
15. Attribuez chaque portefeuille d’entreprises à un chargé responsable.
16. Nommer un suppléant par portefeuille pour la période d’été.
17. Fixez la règle d’écriture unique et le journal d’activité.
18. Caler les séquences d’envoi sur les périodes officielles.
19. Programmez le rapprochement à réception de chaque état de versement.
20. Activez la règle d’arrêt des relances dès versement constaté.

Ces contrôles sont précisément ceux que Taxappia exécute automatiquement avant l’ouverture : constitution et dédoublonnage par SIRET, rapprochement à chaque état de versement, kits de fléchage prêts à l’emploi. Si vous partez d’une base encore incomplète, commencez par constituer votre base d’entreprises avant l’ouverture de la campagne puis synchronisez votre calendrier avec la page consacrée au déroulé mois par mois.

Synthèse et passage à l’action

Avant l’ouverture, visez quatre acquis : un établissement trouvable et payable, une base entreprises carrée, des documents de fléchage prêts et une équipe distribuée avec règles d’écriture et d’arrêt. Une fois ces points scellés, chaque nouvel état de versement de la Caisse des Dépôts devient un signal d’arrêt pour vos relances et un indicateur de reconquête. Taxappia outille ce pilotage : rapprochement par SIRET à l’arrivée des états, cohortes fidèles, perdues, nouvelles et kits de fléchage contextualisés. Pour un cadrage budgétaire et opérationnel, consultez les formules de campagne dans Taxappia et organisez votre séquence sur l’année en cours.