Constituer votre base d’entreprises avant l’ouverture de la campagne

Avant d’ouvrir SOLTeA, vous gagnez du temps à fabriquer une base entreprises exploitable, unique et à jour. Ce socle vous évite les doublons, accélère vos relances et conditionne le rapprochement avec les états de versement de la Caisse des Dépôts et Consignations. La clé est méthodique, pas volumineuse.

Nous proposons une méthode praticable dans un établissement privé post bac, un CFA associatif ou un lycée professionnel privé sous contrat. Elle part de vos fichiers réels, normalise les identifiants, rattache un contact et marque l’historique de versement. L’objectif est simple: disposer, avant la première période de répartition, d’une base dédoublonnée par SIRET, prête pour les relances et pour le rapprochement automatique.

Les quatre gisements que votre établissement possède déjà

Les entreprises partenaires sont déjà dans vos outils administratifs. Trois sources sont systématiquement présentes, souvent dans des services distincts. Réunissez-les en une seule base, sans réécrire, en partant d’exports existants.

Les conventions de stage et les contrats d’apprentissage

Les conventions de stage sortent de l’outil de scolarité, parfois complétées d’un classeur papier avec contacts tuteurs. Les contrats d’apprentissage, détenus par le CFA ou la cellule apprentissage, fournissent le SIRET de l’employeur et l’établissement secondaire d’accueil. Ces deux sources donnent les interlocuteurs opérationnels.

Les états de versement des campagnes précédentes

Le service comptable ou la direction détient un tableur de suivi ou des PDF issus des versements antérieurs. C’est la seule source qui indique ce qui a été réellement fléché et versé, par entreprise, et à quelle période. Elle ancre le réel et évite les illusions.

Le fichier d’anciens élèves et les intervenants de jury

Les alumni et jurys, souvent gérés par relations entreprises ou alumni, comportent des décideurs RH et opérationnels. Le format varie, de l’Excel au CRM simplifié. Ils complètent les informations par des contacts nommés et des passerelles internes vers les équipes paie.

Normaliser les identifiants avant de dédoublonner

Pour éviter les doublons, posez le SIRET comme clé unique de votre base. C’est lui qui désigne un établissement précis de l’entreprise, pas uniquement le siège. Le nom commercial varie, la forme sociale évolue, mais le SIRET permet le rapprochement sûr entre vos sources et les états de versement de la Caisse des Dépôts et Consignations.

SIREN, SIRET et établissement secondaire

Le SIREN identifie l’entité juridique, le SIRET identifie l’établissement. Une même entreprise peut avoir plusieurs établissements, chacun avec un SIRET. Le contrat d’apprentissage vous donne le SIRET d’accueil, un versement peut provenir du siège. Retenez en clé le SIRET le plus pertinent pour la relance: siège si la paie et la DSN s’y rattachent, site d’accueil si la décision locale pèse. Pour la définition des identifiants, vous pouvez consulter la référence de l’INSEE sur les numéros SIREN et SIRET référence INSEE SIREN et SIRET.

Les raisons sociales qui changent d’une source à l’autre

Évitez de dédupliquer par le nom. Vous verrez la même entreprise sous « Ateliers Martin », « Ateliers MARTIN SAS » ou « MARTIN Ateliers ». Un rachat rebaptise « X Industrie » en « X Manufacturing France ». Les variations d’accents et d’abréviations démultiplient les doublons. Normalisez en colonne distincte un « libellé d’appel » lisible pour vos relances, mais gardez le SIRET en clé technique. En cas de groupe, documentez la hiérarchie que vous constatez: siège déclarant, établissement finançant, site accueillant. L’enjeu opérationnel est de choisir le destinataire de la relance qui peut flécher sur SOLTeA, pas seulement celui qui connaît l’apprenti.

Rattacher un contact nommement identifié à chaque ligne

Une adresse générique se dilue dans les boîtes partagées. Chaque ligne d’entreprise doit porter une personne, une fonction, et un canal vérifié à chaque campagne. Cela réduit l’abandon dans SOLTeA lorsqu’un employeur ne retrouve pas votre libellé ou votre numéro UAI et hésite à finaliser le fléchage.

Qui décide réellement du fléchage dans l’entreprise

Selon les organisations, la décision se prend côté RH, paie, finances, RSE ou direction de site. Votre base doit refléter cette réalité. Privilégiez: le gestionnaire paie pour le lien DSN, le responsable RSE pour la cohérence mécénat et taxe, le DRH ou RRH de site lorsque l’apprentissage est piloté localement. Vérifiez chaque année la validité de l’email et du téléphone, notez le canal préféré et l’historique des réponses.

Ce que vous pouvez conserver et pendant combien de temps

Vous tenez un fichier de contacts professionnels pour le suivi du solde de la taxe d’apprentissage. Informez les personnes des finalités, limitez-vous aux coordonnées utiles et fixez une durée de conservation adaptée au cycle des campagnes. Pour les principes et droits applicables, référez-vous à la Commission nationale de l’informatique et des libertés références CNIL sur les fichiers de contacts. Conservez les preuves d’information et les demandes de mise à jour. Évitez de stocker des informations sans utilité directe pour le fléchage.

• Champ obligatoire: prénom, nom, fonction, email professionnel, téléphone, canal préféré.
• Champ utile: périmètre décisionnaire, siège ou site, fenêtre de disponibilité.
• Champ d’hygiène: date de dernier contact vérifié, source de l’information, consentement si requis par votre contexte.

Qualifier chaque entreprise par son historique de versement

Votre ordre de relance dépend de l’historique vérifié, pas d’une impression. Les états de versement antérieurs, reçus de la Caisse des Dépôts et Consignations, vous permettent de marquer chaque entreprise selon trois statuts. Cette qualification doit être prête avant l’ouverture de la première période de répartition pour éviter les approximations en urgence.

Les trois statuts: fidèle, perdue, nouvelle

Marquez « fidèle » l’entreprise qui a versé lors des deux dernières campagnes connues, « perdue » celle qui a versé puis disparu la campagne suivante, « nouvelle » celle qui n’a jamais versé à votre établissement. Si vous ne disposez que d’un seul historique, adaptez: « versante N-1 », « non versante N-1 » et « inconnue ». Ce marquage permet de cadencer des messages distincts: remerciement anticipé pour les fidèles, message de reconquête pour les perdues, présentation claire du fléchage pour les nouvelles.

Le montant versé antérieurement comme critère de priorité

Ajoutez une colonne « meilleur montant observé » et une « période de versement » par entreprise. Une entreprise classée « perdue » avec un montant antérieur significatif devient prioritaire. À l’inverse, une « nouvelle » issue d’un stage récent réclame un accompagnement au fléchage SOLTeA plutôt qu’un objectif de montant. Votre tableur doit rendre visible en un coup d’œil ces deux dimensions: statut et montant. Pour structurer l’échéancier, appuyez-vous sur le calendrier de la campagne du solde afin d’aligner vos vagues de relance sur les périodes de répartition.

Vérifier ce que l’employeur verra de vous

Sur SOLTeA, opérée par la Caisse des Dépôts et Consignations, l’employeur cherche votre établissement et flèche à partir d’un libellé exact et d’un numéro UAI. Si la dénomination diverge de celle que vous diffusez, vous perdez des fléchages par abandon. Votre base doit donc référencer le libellé tel qu’il s’affiche et le numéro UAI exact.

Le libellé exact affiché et le numéro UAI

Notez le libellé strictement identique à celui qui apparaît dans SOLTeA et le numéro UAI, identifiant attribué par le ministère de l’Éducation nationale. Conservez ces référentiels dans des colonnes dédiées et réutilisez-les dans tous vos messages. Ajoutez une courte procédure illustrée, qui rappelle l’ordre des écrans et l’endroit où saisir le fléchage. Ce sont ces détails qui débloquent un employeur hésitant à l’instant décisif.

Faire tester la recherche par une entreprise partenaire

Avant la campagne, demandez à une entreprise fidèle de chercher votre établissement dans SOLTeA et de vous décrire ce qu’elle voit: libellé, UAI, ordre d’affichage. Corrigez ensuite votre base et vos gabarits de relance. Ce test simple révèle les confusions d’intitulé ou les variantes d’accent et sécurise vos premières vagues de messages. Vous pouvez ensuite intégrer ces données dans vos kits de fléchage afin d’éviter les erreurs fréquentes détaillées dans les erreurs qui envoient votre solde en répartition par défaut.

Figer la base et la faire vivre pendant la campagne

À l’ouverture, publiez une version de référence et verrouillez la règle d’écriture. Prévoyez au minimum: une colonne « statut de sollicitation » et une colonne « versement constaté ». Dès qu’un état de versement arrive de la Caisse des Dépôts et Consignations, mettez à jour la colonne « versement constaté » et stoppez les relances pour l’entreprise concernée. Une discipline de saisie identique pour toute l’équipe évite les divergences.

• Champs indispensables pour le rapprochement automatique: SIRET, raison sociale normalisée, libellé SOLTeA, numéro UAI, contact nommé, statut fidèle ou perdue ou nouvelle, meilleur montant observé, période de versement précédente.
• Colonnes de pilotage: date de première sollicitation, canal utilisé, date de relance suivante, réponse reçue.
• Hygiène de version: stockez une copie figée en début de campagne et journalisez les modifications.

Ce socle facilite la réception des deux vagues de versements et l’identification immédiate des entreprises à remercier, à reconquérir et à documenter. Pour dérouler la préparation complète avant la première période, vous pouvez vous appuyer sur la checklist avant ouverture de la période de répartition. Une fois les champs en place, le rapprochement automatique avec les états de versement et le pilotage opérationnel peuvent être assurés par le pilotage de la campagne dans Taxappia, en exploitant vos propres données centralisées.

Synthèse: une base qui aligne technique, calendrier et action

Votre base d’entreprises commence dans vos fichiers de stage, d’apprentissage, de versements et d’alumni, puis s’unifie autour du SIRET. Elle porte un contact nommé, un libellé conforme à l’affichage SOLTeA et un numéro UAI contrôlé. Elle qualifie chaque ligne par un statut et un montant observé.

Avec cette préparation, vous sécurisez les premières relances, réduisez les abandons dans le moteur de recherche de SOLTeA et cadrez votre priorisation. Vous pouvez ensuite cadencer vos vagues selon les périodes, comme détaillé dans le calendrier de la campagne du solde, et éviter les erreurs sources de répartition par défaut. Le rapprochement automatique et la production des cohortes nominatives prennent alors tout leur sens au moment d’activer le pilotage dans votre outil.